Spesso la gestione della nota spese relativa alle trasferte lavorative viene presa sottogamba. Tuttavia, si tratta di una di quelle attività che potremmo considerare essenziale.
Le spese di viaggio sono dei costi che i liberi professionisti, o gli imprenditori in genere, devono sostenere quando, per motivi lavorativi, devono effettuare viaggi professionali. In questo modo, i lavoratori si allontanano dalla loro sede per svolgere le loro attività in altri luoghi, talvolta all’estero.
Ebbene, in questi casi, tali spese devono essere annotate per essere rimborsate. Che si tratti di un pedaggio per un viaggio in autostrada, di un hotel oppure dei pasti, tutte le spese sostenute durante il viaggio devono essere registrate.
Inoltre, dato che facciamo riferimento ad una voce di particolare importanza per i bilanci di ogni azienda, è importante che queste spese vengano gestite al meglio.
Viaggiare per lavoro: ecco cosa devi sapere prima di partire
Prima di tutto è necessario fornire una spiegazione sui termini che spesso vengono utilizzati in queste situazioni:
- Rimborso spese, fa riferimento al rimborso che viene dato al dipendente per le spese sostenute durante il viaggio di lavoro
- Trasferta, si intende un viaggio di lavoro per il quale si viene spostati dalla sede nella quale si opera abitualmente ad un’altra
- Trasferimento, indica un cambiamento fisso della sede di lavoro
- Indennità di trasferta, fa riferimento ad un aumento sullo stipendio del lavoratore che viene pagata per il disagio provocato dalla trasferta, specie se decisa all’ultimo momento
- Diaria, questo termine si riferisce al rimborso forfettario che viene dato al lavoratore al termine della trasferta
Ora che abbiamo capito quali sono i principali termini che vengono utilizzati in queste situazioni, andiamo a comprendere meglio come gestire i rimborsi per i viaggi di lavoro.
Devi sapere che ci sono diverse tipologie di rimborso per i lavoratori che si spostano per delle trasferte di lavoro. Vuoi scoprire quali sono?
#1: Rimborso forfettario o diaria
Il metodo di rimborso maggiormente diffuso nel panorama delle trasferte di lavoro è rappresentato dal rimborso forfettario, detto anche diaria.
Parliamo del metodo più utilizzato in quanto è anche il più semplice da mettere in pratica perché viene erogato indipendentemente dalle spese che vengono sostenute, in base ad un massimale deciso dal datore di lavoro.
Infatti, nel caso di rimborso forfettario, non dovrai indicare al datore di lavoro tutte le spese che hai sostenuto per mezzo di fatture o altri documenti contabili, ma riceverai comunque un rimborso.
#2: Rimborso analitico
La seconda tipologia di rimborso per le trasferte di lavoro è detto analitico, oppure piè di lista.
In questo caso, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare tutte le spese che sono state effettivamente sostenute dal dipendente nel corso della trasferta.
Attenzione però: anche il lavoratore ha i suoi obblighi.
Infatti, dovrà presentare una nota spese all’interno della quale sarà inserita tutta la documentazione relativa alle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto.
In cosa consiste la nota spese? Al suo interno è contenuta tutta la documentazione giustificativa delle spese, come le fatture, le ricevute e gli scontrini.
#3: Rimborso spese misto
La terza tipologia di rimborso spese è quello misto, ossia una soluzione intermedia tra rimborso forfettario e rimborso analitico.
In questo caso, il rimborso viene effettuato in due modi:
- Per le spese di vitto e alloggio abbiamo quello analitico
- Per le altre spese, viene erogata una diaria, quindi un rimborso forfettario
#4: Rimborso spese per i liberi professionisti
Quando l’azienda deve rimborsare il viaggio ad un libero professionista, la situazione è ancora una volta diversa.
Il lavoratore ha due opzioni:
- Fatturare tutte le spese all’azienda
- Anticipare le spese, chiedendo poi un rimborso
Questa possibilità è accordata a tutti i liberi professionisti, quindi sia coloro che sono in regime forfettario, sia quelli in regime ordinario, ma anche i contribuenti minimi. Per sapere nel dettaglio come funziona ti consigliamo di parlarne con un consulente fiscale, come Fiscozen, che risponderà a tutte le tue domande.
#5: Rimborso chilometrico
L’ultimo tipo di rimborso che devi conoscere è quello chilometrico, ossia quello che viene dato a dipendenti, collaboratori o amministratori che utilizzano la loro macchina oppure una a noleggio per effettuare trasferte.
Si tratta di una somma che viene erogata direttamente nella busta paga del lavoratore e si calcola in base a diversi fattori:
- Tabelle ACI
- Tipo di veicolo
- Modello e serie del veicolo
- Tipo di alimentazione dell’auto
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